Assistant administratif - Mon metier de demain

Assistant administratif

Code ROME : M1607

Découvrir le métier

Il prend en charge les travaux essentiels constituant le socle du métier : gestion du courrier et des appels téléphoniques, accueil des visiteurs, traitement de l’information, etc. Il assure une position d’interface avec l’ensemble des interlocuteurs externes ou internes et joue un rôle fondamental dans la transmission de l’information.

Principales compétences

Maîtriser les fonctions bureautiques courantes (traitement de texte, tableur, présentation assistée par ordinateur)
Rédiger des courriers
Utiliser des outils de communication (messagerie électronique, forums de discussion, webcams, blogs, …)
Prendre des notes
Etablir des commandes et en assurer le suivi administratif
Règles juridiques de conservation des documents, connaissance des normes dactylographiques
Calculs arithmétiques (écarts, pourcentages, cumuls, moyennes, etc.).

Principales tâches

Produire des documents professionnels courants
Assurer la communication des informations utiles à l’activité du service ou de la structure
Assurer le classement et l’archivage des documents du service ou de la structure
Accueillir et orienter un correspondant téléphonique et/ou un visiteur
Assurer le traitement du courrier
Gérer un stock de consommables
Actualiser des tableaux de suivi et présenter des statistiques
Planifier et organiser les activités de l’équipe
Assurer l’administration des achats et des ventes
Répondre aux demandes d’information des clients et traiter les réclamations courantes
Assurer le suivi administratif courant du personnel
Elaborer et actualiser des tableaux de suivi de l’activité.

L’environnement de travail

L’activité de cet emploi s’exerce au sein d’entreprises privées, d’établissements publics, parapublics, parfois au domicile de l’intervenant, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, ressources humaines, comptabilité, …).
Elle varie selon la taille, le mode d’organisation et le domaine d’activité (juridique, …) de la structure.

Où exercer ?
Tous types de services, aux particuliers et aux entreprises, y compris Fonction Publique

Indications sur le salaire

En moyenne, un secrétaire débutant gagne 1600 euros brut par mois.

Tendances du métier dans le Sud Alsace

Les candidats formés sont, ici, bien plus nombreux que les propositions de postes. L’accès au poste d’assistant administratif nécessite l’obtention d’un CAP ou BEP au minimum, mais le niveau bac est recommandé pour une meilleure employabilité.

Il existe néanmoins des spécificités, liées aux évolutions du métier, qui peuvent tempérer cette tendance : les rédacteurs talentueux, de bon niveau, trouveront leur place, ainsi que les candidats en capacité de faire de la gestion de projet ou l’’interface clients internes et externes.

Les postes destinés à des candidats de niveau 4 (bac ou équivalent) sont en effet en voie de raréfaction du fait de la complexité des activités attendues aujourd’hui.

En revanche, les postes destinés à des candidats de niveau 5 (BTS ou équivalent) restent demandés. Ils sont davantage spécialisés, sujets à des dénominations variées dépendant du secteur de l’employeur (privé, public, start-up…). Cela rend leur catégorisation et leur quantification difficiles. Par conséquent cela affaiblit leur visibilité.

Les entreprises tendent à recruter des candidats titulaires d’un niveau 5 ou plus du fait :

de la complexité des missions à accomplir,
de la nécessité de gérer les priorités pour répondre aux besoins de plusieurs interlocuteurs,
de l’autonomie attendue sur le poste
du besoin de spécialisation (ADV, RH, Export…)

Source : Fédération française des métiers du secrétariat et de l’assistanat – mars 2023